Meer thuiswerken maakt het kantoor tegelijkertijd juist belangrijker

De maatregelen worden versoepeld. Zo mag er vanaf woensdag weer binnen gesport worden en ook de bezoekersaantallen voor evenementen zijn verhoogd. We zijn op weg naar ‘het nieuwe normaal’, ook op kantoor. Het is zeker dat de manier waarop we werken blijvend gaat veranderen. Thuiswerken is een ‘gamechanger’ maar het maakt het kantoor tegelijkertijd alleen maar belangrijker.

Vijf redenen waarom we meer thuiswerken

1. De kantoorwerker wil het graag
   Eén of twee thuiswerkdagen levert een hogere productiviteit en het is goed voor de werk-privébalans blijkt uit de eerste thuiswerkenquêtes van onder andere Measuremen, Leesman en Colliers. De wens om ook ná de intelligente lockdown minimaal één dag per week vanuit huis te werken is bij twee derde van de Nederlandse thuiswerkers aanwezig.
2. De oude vooroordelen zijn weg
   Tijdens de coronacrisis hebben de techniek, verbinding en databeveiliging hun dienst bewezen. Ook blijkt dat mensen daadwerkelijk productief zijn wanneer ze thuis werken. Hiermee verliezen oude vooroordelen terrein.
3. Thuiswerken is een nieuwe gewoonte
   We werken grotendeels al thuis sinds 16 maart. Die periode is langer dan 66 dagen: het aantal dagen dat mensen gemiddeld nodig hebben om een nieuwe gewoonte te ontwikkelen aldus een Brits onderzoek van Jeremy Dean. Hoe langer de periode duurt, des te moeilijker terugvallen in oud gedrag wordt. Ook hebben velen met het oog op de lange thuiswerkperiode geïnvesteerd in een betere werkplek, bijvoorbeeld met een tweede scherm of betere bureaustoel.
4. Een beter werkende kantoortuin
   De kantoortuin krijgt vaak als kritiek dat het er moeilijk is om je te concentreren. Nu medewerkers ervoor kiezen om één of twee dagen thuis te werken, kan dit positieve effecten hebben op de kantoortuin zonder grote aanpassingen te hoeven doen. Thuis is dé plek om geconcentreerd te werken. De kantoortuin kan hierdoor meer gebruikt worden voor samenwerken en ontmoeten; daar is het open kantoor immers ideaal voor. Collega’s en de samenwerking zijn de twee zaken die bij het thuiswerken het meest worden gemist.
5. Een gezondere werk-privébalans
   Meer thuiswerken leidt tot minder files. File kost de werkforens op jaarbasis ongeveer een fulltime werkweek. Tijdwinst is er natuurlijk ook voor andere vervoersmiddelen te halen. Het compleet wegvallen van reistijd leidt tot een gezondere werk-privébalans.

Ook overheid stimuleert thuiswerken

Bovendien wil de overheid het graag. D66 en GroenLinks bereiden een wetsvoorstel voor om thuiswerken tot een recht van de medewerker te maken en de Sociaal Economische Raad (SER) heeft het rapport ‘Mobiliteit en de coronacrisis’ uitgebracht waarin de raad pleit voor het blijvend en slimmer organiseren van tijd en plaats van arbeid en onderwijs. De SER pleit ervoor om thuiswerken te blijven stimuleren en is voor spreiding van arbeidstijden op basis van variatie in aanvangs- en eindtijden, roosters en ploegendiensten.

Geheel afscheid nemen van kantoor een trend?

Wat betekenen die positieve geluiden over thuiswerken voor het bestaansrecht van het kantoor? In de media zijn er bedrijven zoals Jet-stream en Ksyos geportretteerd, omdat zij volledig afscheid nemen van het kantoor. Hebben we het hier over een kleine groep verlichte geesten of is dit het begin van een brede trend? Ik ben ervan overtuigd dat het kantoor – weliswaar in een andere rol – voor verreweg de meeste organisaties blijft.

Vijf redenen waarom het kantoor juist nu belangrijker wordt

1. De kantoorwerker wil het graag
   Zoals je hierboven kon lezen, wil twee derde van de kantoorwerkers één of twee dagen thuiswerken. Dit betekent dat zij de overige drie/vier dagen naar kantoor willen. Slechts 20% van de Nederlanders wil helemaal niet terug naar kantoor. De ideale werksituatie voor de meeste kantoormedewerkers is dus een combinatie van thuis en kantoor.
2. Het leidt tot meer creativiteit
   De productiviteit bij volledig thuiswerken lijkt bij de meeste mensen op hetzelfde niveau te liggen als op kantoor. Bij Colliers International geeft 78% van de medewerkers aan net zo productief te zijn of zelfs nog productiever. Voor 22% van de medewerkers is dit dus niet zo. Op de lange termijn ondervindt met name de creativiteit nadelen van het thuiswerken. Virtueel ontmoeten of vergaderen is niet hetzelfde als een fysieke bijeenkomst en heeft een direct effect op de samenwerking en creativiteit. Brainstormen gaat beter ‘in real life’.
3. We missen menselijk contact
   59% van de thuiswerkers wil terug naar kantoor, omdat de collega’s worden gemist. Videobellen is efficiënt, maar niet hetzelfde. Sociale interactie en spontane ontmoetingen in de gang of bij de koffieautomaat worden gemist. Het is de taak aan organisaties om het nieuwe optimum tussen digitale en fysieke sociale interactie te vinden.
4. Het is belangrijk voor de bedrijfscultuur
   In 2013 kondigde de toenmalige CEO van Yahoo aan dat volledig thuiswerken, zonder op kantoor te komen, werd afgeschaft. Door de media werd dit onterecht vertaald naar ‘Yahoo schaft het thuiswerken af’. Yahoo wilde met dit beleid de verbinding van werknemers met het bedrijf versterken. Het bedrijf stimuleerde fysieke aanwezigheid om een sterkere bedrijfscultuur te vormen. Het is moeilijk om als bedrijf de band met de werknemers te behouden als er geen plek is waar zij regelmatig samenkomen.
5. We krijgen last van ‘FOMO’
   FOMO, ‘Fear Of Missing Out’, beschrijft het gevoel dat je iets mist als je er niet bij bent. Dit begrip is niet alleen in het sociale leven aanwezig; ook op het werk hebben velen last van dit verschijnsel. FOMO krijg je al snel als je langere tijd thuiswerkt terwijl collega’s wel op kantoor zijn. Naast een werkplek is het kantoor een plek om te leren. Kennisdeling kan echter niet altijd op afspraak; dit gebeurt vaak spontaan. Met name voor de jongere generaties medewerkers is kennisdeling belangrijk.

Thuiswerken gaat kantoor niet vervangen

Kortom, thuiswerken gaat het kantoor niet vervangen. Het kantoor wordt juist belangrijker door de functies waarin het verschilt van thuiswerken: het samenwerken en het samenzijn. Door vaker thuis te werken worden de spaarzame bijeenkomsten op kantoor extra waardevol. Het kantoor moet daarop worden ingericht door veel plek te creëren om te vergaderen, brainstormen of te kletsen. Een plek om je te concentreren is minder nodig; dat kan namelijk thuis.

Op zoek naar balans tussen thuis- en kantoorwerken

Elke organisatie moet de nieuwe balans tussen thuis- en kantoorwerken vinden. Het gaat hierbij om een balans die aansluit bij de organisatie, bedrijfscultuur en -processen. Dit moet topprioriteit zijn voor het management, want het heeft impact op twee van de grootste kostenposten van veel kantoorhoudende organisaties: personeel en huisvesting. Daarnaast is het ook bepalend voor de binding met de organisatie, het werkplezier en de CO2-voetafdruk van een bedrijf. Allemaal vraagstukken die met een nieuw gebalanceerd werkplekkenbeleid kunnen worden gecombineerd. Een kans die je nu moet grijpen!

Bereken de impact van thuiswerken

Benieuwd naar de impact van thuiswerken op jouw kantoorbezetting en ruimtebehoefte? Bereken het met de Thuiswerkimpactcalculator.