Aanbesteden is leuk!

Met twee auto’s reden we via verschillende routes naar de opdrachtgever om onze aanbesteding in te leveren. Beiden met een identieke envelop met de aanbestedingsstukken. Voor het geval dat. Bij de opdrachtgever in het zaaltje bekeken we nieuwsgierig onze concurrenten en hun creatieve producten die bij het openmaken van de enveloppen tevoorschijn kwamen. Met de formele ontvangstbevestiging zwart op wit was onze missie volbracht. De aanbesteding was ingeleverd! Nu met spanning wachten op het telefoontje van de (hopelijke!) gunning. Het startsein voor een klein feestje!

Nu

Met de huidige aanbestedingsregels, Negometrix en TenderNed is het indienen van de stukken veel minder spectaculair. De vormvereisten schrijven strak lettertype, regelafstand, marges en lettergrootte voor. Het menselijke contact is minimaal. Alles gaat digitaal. Er is nauwelijks ruimte om uit te pakken met een creatief fysiek inschrijvingsdocument met een mooie strik erom. Toch blijf ik aanbesteden een heel leuk spel vinden, waar ik binnen de krappe speelruimte mijn creativiteit vooral kwijt kan in de inhoud.

Bubbel

Intensief werkt ons tenderteam wekenlang samen in een tenderbubbel. Met collega’s uit de operatie, van HR, de perfecte calculator, de schrijver met precies de goede pen en de DTP’er die er op het eind een aantrekkelijk document van maakt waarin alles samenkomt. Met elkaar zoeken we de sleutel die op de deur van déze opdrachtgever past. What make’s them tick? Wat is de vraag áchter deze uitvraag? Als ware profilers speuren we alles af wat er te weten is over deze organisatie. We brainstormen vooruit en omgekeerd, we verplaatsen ons, houden kansen-en risicosessies, zetten allerlei kleuren brillen op en proberen vervolgens precies de juiste snaar te raken.

Nog leuker als….

Iedere uitvraag en (potentiële) opdrachtgever is uniek. Iedere inschrijving maken we dus op maat. Ik vind het extra leuk als de opdrachtgever geen standaardvragen stelt. Bijvoorbeeld een casus waarover de opdrachtgever van alle inschrijvers advies op maat krijgt. En vervolgens toetst van welk advies ze echt blij worden. De meer standaardvragen over kwaliteitsborging, personeel en implementatie kunnen namelijk prima afgedekt worden in de prékwalificatie. Alle gerenommeerde schoonmaakbedrijven zijn goed in wat ze doen: schoonmaken. Maar welke partij maakt het verschil? Welke past bij de waarden, doelstellingen en ambities van de organisatie? Zien ze schoonmaak als een commodity, die gewoon goed gedaan moet worden, of zien ze deze dienstverlening als een kans om de gastvrijheid op een hoger niveau te brengen? Met gezonde, gelukkige en blije medewerkers, gasten en bezoekers.

Aanbesteden uitbesteden

Bij onze klanten komt een aanbesteding voor de schoonmaakdienstverlening maar één keer per drie tot zeven jaar voor. Het is geen routine, veel werk, complex en met veel juridische haken en ogen. Wij zien dat veel opdrachtgevers gebruik maken van een professionele onafhankelijke partij die gespecialiseerd is in aanbestedingsprocessen. Zo’n partij zorgt voor een soepel en juridisch correct proces, waardoor de opdrachtgever zich kan richten op de inhoud en de toetsing. Ook als inschrijver profiteren we hiervan, omdat het proces gesmeerd loopt én we creatievere vragen krijgen waarin we onze meerwaarde echt kunnen laten zien.

Laatst was er weer eens zo’n zeldzame tender die fysiek moest worden ingeleverd. Dat gebeurt nog maar in 1 op de 500 gevallen. Ik kon het niet laten… Strak van de adrenaline stond ik op de deadlinedag bij de printer zelf alles in de mappen te doen, de crea Bea ‘envelop’ te vullen met de stukken en de collegakoeriers uit te zwaaien. Heerlijk!