De hybride werkomgeving en de perfecte balans tussen huisvesting en digitalisering.

De overgang naar het tijdperk van hybride werken verloopt niet vanzelf. Tal van medewerkers worden geconfronteerd met een beleid dat niet overeenkomt met de praktijk van hybride werken, terwijl ook de technologie en de kantooromgeving niet zijn afgestemd op hun nieuwe behoeften. Het beleid, de kantoorinrichting en de IT voorzieningen sluiten dus niet aan bij de beleving van de medewerkers. Het kantoor werken heeft een transformatie ondergaan zoals nooit tevoren. De opkomst van het hybride werken heeft bedrijven gedwongen om op geheel nieuwe manieren te denken en te handelen.

Dit is ingewikkeld en is daarbij van vitaal belang voor elk bedrijf, maar er is geen 'one-size-fits-all' oplossing. Dat hebben we afgelopen tijd gemerkt waarbij iedere organisatie wel kleine aanpassingen heeft gemaakt zoals het plaatsen van belhokjes, nieuw hybride beleid zoals afspraken over de gewenste balans tussen kantoor- en thuiswerken, en de introductie van allerlei digitale samenwerkingstools zoals Microsoft Teams, Slack, Miro en Zoom.

Het dilemma waar de meeste organisaties mee kampen is de wisselende bezettingsgraad van kantoren gedurende de week en hoe het kantoor de werkwijze van de medewerkers ondersteunt. Dit wordt bijvoorbeeld duidelijk wanneer het kantoor:

• Overvol is op sommige dagen, waardoor het lastig is om een geschikte werkplek te vinden.
• Grotendeels leeg lijkt op andere dagen, wat de efficiëntie en samenwerking kan belemmeren.
• Niet flexibel genoeg is om zich aan te passen aan de vereisten van specifieke werkdagen, waardoor medewerkers mogelijk minder productief zijn.

Deze problemen zijn het gevolg als het kantoor, technologie, beleid en gedrag niet in lijn zijn met elkaar.

Huidige situatie waarbij kantoor, technologie, beleid en gedrag niet op elkaar zijn afgestemd. 

Huisvesting behoeften: maatwerk voor elke organisatie

De sleutel tot succes is het vinden van een strategische afstemming tussen de doelstellingen van de organisatie, de kantooromgeving en way of working. Alleen dan worden de  beschikbare vierkante meters efficiënt in een duurzame en zinvolle omgeving die aansluit bij het beoogde doel.

Dit doen we door rightsizing. Rightsizing is meer dan alleen het afstoten van kantoorruimte. Het gaat ook om het creëren van de optimale werkplek voor de hybride medewerker van nu. De werkkwaliteit die de organisatie wil bieden aan medewerkers staat centraal in het kantoorontwerp en de ruimtebehoefte. Het vinden van de juiste balans kan hierin een uitdaging zijn, maar met deze aanpak kunnen organisaties een toekomstbestendige werkplek creëren die optimaal gebruikmaakt van de beschikbare ruimte. Zonder deze afstemming lopen organisaties het risico kantoorruimte te hebben die ofwel te beperkt is voor hun behoeften of, aan de andere kant, overbodig en kostbaar. Eigenlijk willen we toe naar een situatie waar er minder vierkante meters nodig zijn, maar ze wel slimmer zijn geworden.

Bij het bespreken van huisvestingsbehoeften, is het belangrijk om niet alleen te focussen op de strategische balans, maar ook op de cruciale infrastructuur voor werken op afstand. Stel je het nieuwe kantoor voor als een flexibele werk-hub en niet meer als  een traditioneel kantoor. Een werk-hub biedt een kleine dynamische kantoor omgeving waar medewerkers samenkomen en samenwerken. Een hub waar een team synchroon kan samenwerken aan een project, terwijl een ander team op afstand, en op een eigen gekozen moment, asynchroon aan een ander project werkt. Denk aan een omgeving waar werknemers naadloos kunnen schakelen tussen verschillende manieren van werken, ondersteund door een technologie-infrastructuur die dit mogelijk maakt.

Stel je het scenario voor waarbij vrijheid de norm is, waar werknemers hybride beleid hebben om vanuit huis te werken wanneer dat het meest productief is, en kunnen kiezen voor het kantoor waar zowel team samenwerking als individueel werk optimaal wordt ondersteunt. Een kantooromgeving die aanpasbaar is aan de behoeften van het team, met flexibele indelingen en technologische voorzieningen die de connectiviteit bevorderen. Waardoor werknemers zich verbonden voelen, ongeacht waar ze fysiek zijn.

Een goed uitgedacht werkconcept voor werken op kantoor of een ander locatie is niet alleen essentieel voor de operationele continuïteit, maar verhoogt ook de tevredenheid en productiviteit van medewerkers. Met deze aanpassingen worden de werkzaamheden van de medewerkers op kantoor, maar ook op een andere plek worden ondersteund.

Ten slotte speelt cultuurverandering en effectief verandermanagement een sleutelrol. De hybride transformatie wordt vaak bekeken vanuit een financiële investeringsbril. Te weinig worden  de opbrengsten van  een meer flexibele en samenwerkingsgerichte bedrijfscultuur in meegenomen. De productiviteit van teams en het aantrekken van nieuw talent. Maar om deze transformatie succesvol te laten verlopen, moeten organisaties niet alleen kijken naar organisatie en hun huisvesting, maar ook naar de wensen van hun werknemers. Het betrekken van werknemers bij de besluitvorming is van cruciaal belang vanaf het allereerste begin van elk project met betrekking tot de werkomgeving.

Digitale Behoeften: de sleutel tot remote samenwerking

Terwijl huisvestingbehoeften zich richten op de fysieke omgeving, gaan digitale behoeften over het mogelijk maken van samenwerking op afstand. Dit is essentieel om hybride werken succesvol te maken. De digitale transformatie gaat snel, met de opkomst van Generatieve AI, MetaVerse en blended reality worden organisaties voortdurend getoetst aan hun innovatie capaciteiten. Het aanpakken van deze uitdagingen voor organisaties vereist strategische planning, investeringen in technologie en ontwikkeling van de medewerkers, en een sterke focus op zowel efficiëntie als gebruik.

Een belangrijk aspect van de digitale behoeften is het bieden van tools voor samenwerking. Deze samenwerkingstools zijn cruciaal voor effectief werken, ongeacht de locatie, doordat ze real-time samenwerking, bestandsdeling en (project)beheer mogelijk maken. Stel je voor dat je kunt werken vanuit een gedeelde takenlijst waarin je taken kunt toewijzen en real-time de voortgang van anderen kunt volgen. Zoals een digitale whiteboard-app die het team in staat stelt om ideeën te brainstormen, concepten te schetsen en strategieën te plannen, alles tegelijkertijd bijgewerkt en zichtbaar voor alle deelnemers. Je kunt zien wie welke taak oppakt en waar deze zich bevindt in het proces. Dit geeft een levendig beeld van de samenwerking en voortgang, waardoor iedereen op dezelfde pagina blijft en efficiënt kan samenwerken, of ze nu op kantoor zijn of elders. Een ander voorbeeld is een virtuele vergaderruimte, waarin medewerkers van over de hele wereld samenkomen om presentaties te geven, ideeën uit te wisselen en beslissingen te nemen alsof ze fysiek aanwezig zijn. Medewerkers moeten de benodigde tools en technologie hebben om effectief op afstand te kunnen werken, met de technologie om kunnen gaan, én samen te kunnen werken op kantoor met digitaal juist ingerichte ruimtes. Dit heeft iedere organisatie ondertussen wel geregeld, waarbij nu de focus kan worden verlegd naar hoe de organisatie omgaat met de snelheid van de digitale transformatie, informatievermoeidheid, gebruiksgemak en adoptie, beheer en compliance.

Het opstellen van een uitgebreid change management programma om de organisatie op strategisch en praktisch niveau digitaal verder te brengen is cruciaal. Met de juiste mix van change, training en ondersteuning van medewerkers zet je stappen. Het gaat hierbij om een investering welke digitale acceleratie voortbrengt, en dit is nodig om te kunnen blijven concurreren.

Een strategisch change management programma is een essentieel instrument voor organisaties die streven naar transformatie en groei. Change management is ontworpen om systematisch en doelgericht veranderingen in de bedrijfsstrategie, cultuur, processen en structuren te plannen, implementeren en beheren. Het is gebaseerd op een holistische benadering, waarbij de organisatie haar doelen en visie duidelijk definieert en vervolgens de benodigde stappen identificeert om deze doelen te bereiken. Dit omvat het betrekken van medewerkers, het opbouwen van draagvlak en het aanpassen van resources en capaciteiten aan de nieuwe strategische richting.

Het succes van een strategisch change management programma is afhankelijk van effectieve communicatie, leiderschap, het vermogen om weerstand te overwinnen en flexibiliteit om te reageren op voortdurende veranderingen in de externe omgeving. Door middel van een goed uitgevoerd change management programma met praktische interventies kan een organisatie haar concurrentiepositie versterken, haar aanpassingsvermogen vergroten en haar langetermijndoelen bereiken.

De juiste balans

Het vinden van de juiste balans is een uitdaging, maar met maatwerk in huisvesting- en digitale behoeften voor organisaties is het mogelijk.  De noodzaak van strategische afstemming tussen organisatiedoelen, kantooromgeving, en manieren van werken om efficiënt gebruik te maken van beschikbare ruimte is er. Ook onderstrepen we de cruciale rol van technologie en samenwerkingstools voor hybride werken, met nadruk op change management als een essentieel instrument voor succes. Kortom, de juiste aanpak van deze behoeften en de synergie te zoeken in het kantoor, technologie, beleid en gedrag is van vitaal belang om organisaties toekomstbestendig te maken en te laten gedijen in een snel veranderende omgeving waarbij de medewerker centraal staat.

Ideale situatie waarbij kantoor, technologie, beleid en gedrag op elkaar zijn afgestemd. 

Sep Bartels |Workplace Consultant @Colliers Netherlands

Barbara Wolters | Humanity & Technology Expert @Delaware

Deze blog is geschreven in samenwerking tussen Colliers en Delaware en bevat informatie en inzichten die zijn gebaseerd op hun gezamenlijke expertise. Het doel van deze samenwerking is om waardevolle kennis te delen.