Steeds meer “eigen verantwoordelijkheid” in kantoren ondanks Corona maatregelen

Maatregelen in het begin

In de eerste fase van Corona zijn organisaties massaal overgestapt op het verplicht thuis werken. Indien medewerkers toch naar kantoor wilden, dan kon dat veelal alleen door het reserveren van een werkplek of toestemming krijgen van een leidinggevende. In alle kantoren waren 1,5 meter maatregelen genomen en verplichte looproutes aangelegd die moesten worden gevolgd. Bedrijfsrestaurants zijn massaal gesloten omdat daar geen 1,5 meter kan worden gehandhaafd. Daarbij hielden medewerkers zich in het algemeen aan de maatregelen en hoefden er weinig mensen aangesproken te worden.

Loslaten en medewerkers zelf verantwoordelijk maken

Maar hoe is dat nu na twee jaar Corona beleid, hoe gaan kantoren langzaam weer open en hoe bereiden zij zich voor op het overstappen naar hybride werken? FMN spreekt met een aantal facilitaire experts van organisaties in Nederland die allemaal verschillende maatregelen nemen om een veilige werkomgeving voor hun medewerkers te realiseren. Wat daarbij opvalt is dat er ook een groot aantal bedrijven zijn die ervoor kiezen om medewerkers zelf verantwoordelijk te laten zijn voor hun eigen veiligheid. Ze zijn gestopt met looproutes en 1,5 meter maatregelen en ze laten het aan de leidinggevenden om medewerkers aan te spreken als het mis dreigt te gaan. Stickers zijn verdwenen en het restaurant is weer open. Medewerkers hoeven in sommige gevallen geen werkplek meer vooraf te reserveren en kunnen zelf bepalen waar ze werken. Medewerkers die thuis geen goede faciliteiten hebben of behoefte hebben aan een minder eenzame omgeving kunnen weer naar kantoor komen. Ze bepalen zelf waar ze werken en hoe ze met andere medewerkers samenwerken. Door de medewerkers goed te informeren over het gekozen beleid en ze wel te faciliteren met goede thuiswerkvoorzieningen leidt dit tot prima mix van kantoorgebruik en thuiswerken. Als het te druk wordt op kantoor dan gaan medewerkers zelf op zoek naar een vrije werkplek of ze accepteren het risico zelf dat ze besmet wordt. Dit leidt nog niet tot meer ziekteverzuim, maar wel houden de FM afdelingen in de gaten of ze kantoren niet te vol worden en kunnen ze signalen afgeven als dit het geval is.

Uitzondering voor groepen

Een uitzondering wordt gemaakt voor teams die voor hun werkzaamheden wel dagelijks naar kantoor moeten en waar geen 1,5 meter afstand kan worden gehouden. Dit betreft ook vaak teams waar schaarste is in bijvoorbeeld roosterbezetting. Voor deze groepen gelden andere regels en deze worden ook gecontroleerd. De groepen maken vaak gebruik van “eigen” ruimten waar maatregelen zijn genomen met schotjes, mondkapjes, extra afzuiging of afplakken van werkplekken. Zo kan ook daar voldoende veiligheid worden geborgd. In deze groepen wordt ook vaak een ‘bubbel’ gerealiseerd, waarmee een groep wordt geïsoleerd van een andere groep.

Bedrijfsrestaurants blijft lastig

Bij een aantal organisaties is ingesteld dat medewerkers bij verplaatsing mondkapjes moeten gebruiken. Dat gaat best goed, de meeste medewerkers houden zich daar wel aan. Ook is het makkelijker om hier medewerkers op aan te spreken. Met name in het bedrijfsrestaurant moet meer gehandhaafd worden. Daar is het echt lastig om 1,5 meter afstand te realiseren. Eigenlijk wordt daar de regelgeving zoals bij supermarkten geldt gehanteerd. Tijdens het lopen draag je een mondkapje, als je zit dan mag deze af. In de restaurants is het wel lastiger om vaste zitplaatsen te hanteren, medewerkers verplaatsen meubilair om bij elkaar te zitten. Sommige organisaties laten dit gebeuren of ze spreken medewerkers hierop aan. Ook komt het voor dat ze medewerkers niet aanspreken maar meubilair terug plaatsen na gebruik. Het sluiten van restaurants is ook niet altijd de juiste maatregel gebleken. Het vooraf bestellen van een lunchpakket en het eten van een lunch op de werkplek leidt ertoe dat medewerkers op een andere plek bij elkaar kruipen om de lunch te nuttigen. Dit leidt weer tot nieuwe problemen en wordt minder geaccepteerd door andere medewerkers.

Internationaal

Met name internationale organisaties en bedrijven die bij de grens zijn gevestigd hebben het lastig omdat per land en soms per regio andere regels gelden. Het invoeren van 2G beleid is een maatregel die kan leiden tot verschillende regels om het beleid te handhaven. Eigenlijk streven we naar Europese richtlijnen die helpen om de verschillen op te heffen, dat zou het leven veel eenvoudiger maken.

Alle organisaties die FMN heeft gesproken zijn zich langzaam aan het voorbereiden op de wereld na de pandemie. Het overstappen op een hybride vorm van werken zal van kracht blijven en wordt ondersteund in verschillende programma’s om medewerkers en leidinggevende te leren om te gaan met de nieuwe werkelijkheid. Plannen worden gemaakt om kantoren af te stoten, maar in de tussentijd hoopt iedereen op het einde van de pandemie. Corona zal voorlopig niet verdwijnen, maar een veilige werkomgeving kan gegarandeerd worden en zij zijn van mening dat het volledig sluiten van de kantoren nooit meer van toepassing zal zijn.