SUP wetgeving - DJI (Dienst Justitiële Inrichtingen)
Vanaf 1 januari 2024 is de nieuwe SUP wetgeving ingegaan waarin wegwerpbekers in de kantooromgeving bij wet verboden zijn. Afgelopen december vroegen wij via onze socials welke organisaties al de stap naar een herbruikbaar alternatief hadden gemaakt.
Tanja Zuijderwijk, product manager Shared Service Center bij het Facilitair Bedrijf DJI (Dienst Justitiële Inrichtingen) was een van de leden die hierop positief antwoordde samen met haar collega Angélique Cooijmans, Aspectmanager Duurzaamheid.
Met 50 locaties (zoals gevangenissen, speciale inrichtingen voor jongeren en forensische psychiatrische centra voor (tbs-)patiënten) verspreidt over het land en een personeelsbestand van 16.000 medewerkers is DJI een van de grootste overheidsorganisaties van Nederland. Het facilitair bedrijf DJI verzorgt de facilitaire dienstverlening op al deze 50 locaties. Ook verzorgen zij de dienstverlening voor Dienst Vervoer en Ondersteuning op een aantal specifieke kantoorlocaties in het land. Deze enorme diversiteit was de grootste uitdaging voor de uitfasering van de wegwerpbekers en reden voor een projectmatige aanpak met maatwerk per locatie. DJI is gefaseerd overgaan en gebruikt per 1 januari 2024 alleen nog herbruikbaar servies (glas en keramiek) en bespaart hiermee zo’n 8 miljoen wegwerpbekers per jaar!
Hun tip: Stel vooraf een aantal uitgangspunten in samenwerking met de stakeholders samen en laat deze als de rode draad tijdens de uitvoering lopen. Zorg ervoor dat de gekozen oplossing logisch is en benadruk het positieve van de verandering.
1. Kunnen jullie beschrijven hoe jullie organisatie eruit ziet en de complexiteit hiervan (indien van toepassing)? Aantal medewerkers, veel of weinig bezoekers, een of meerdere locaties, etc
Wij zijn een facilitaire dienstverlener voor de Dienst Justitiële Inrichtingen (FB DJI) en servicen daarnaast nog een aantal (rijks)kantoren van voornamelijk onderdelen van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Met 50 locaties verspreid over het land en een personeelsbestand van 16.000 medewerkers is DJI één van de grootste overheidsorganisaties van Nederland. Jaarlijks stromen er ruim 30.000 nieuwe justitiabelen in. De insluiting vindt plaats in verschillende soorten inrichtingen. Er zijn gevangenissen en huizen van bewaring voor volwassenen, die penitentiaire inrichtingen (PI) worden genoemd. Er zijn ook speciale inrichtingen voor jongeren; Justitiële Jeugdinrichtingen (JJI). Voor (tbs-)patiënten zijn er forensische psychiatrische centra (FPC) en voor vreemdelingen maakt DJI gebruik van detentiecentra (DC).
De (rijks)kantoren zijn ook verspreid over Nederland en bestaan momenteel uit 35 locaties. Binnen deze kantoorlocaties zijn er ook specifieke vergaderlocaties, opleidingslocaties en locaties van de Dienst Vervoer en Ondersteuning waar de transporten van de justiabelen plaatsvinden. Kortom complex jazeker, veel verschillende doelgroepen maar ook veiligheid en hygiëne zijn extra aandachtspunten. Veel bewegingen in bezoekers en cursisten. De enorme diversiteit was dan ook de grootste uitdaging voor de uitfasering van de wegwerpbekers binnen de Concern Dienstverlener DJI (CDV DJI). Als grote organisatie en als facilitair bedrijf kunnen en willen we veel impact maken, op onder andere het gebied van duurzaamheid.
2. Voor welke oplossing(en) hebben jullie gekozen en wat was of waren de belangrijkste reden(en) hiervoor?
Door de grote variatie aan gebouwen en gebruikers hebben wij gekozen voor een projectmatige aanpak waarbij wij maatwerk per locatie hebben geleverd. Dit hebben wij gedaan door middel van een stappenplan. Samen met de facilitair managers zijn keuzes gemaakt voor de locaties en is uiteindelijk de uitrol gerealiseerd. De projectleider is fysiek alle locaties langs gegaan om hen te helpen met het uitrollen van de processtappen en een passende oplossing voor hun locatie. Het stappenplan is mede tot stand gekomen na een onderzoek door rijkstrainees van het Nationaal Energietraineeship die de opdracht hebben gekregen om voor DJI onderzoek te doen en een pilot te starten voor de meest duurzame oplossing. Zij hebben hiervoor een onderzoek gedaan en een rekenmodel ontwikkeld. Naar aanleiding van dit onderzoek hebben wij ervoor gekozen om over te gaan op Europees keramiek en glas. De logistiek wordt verschillend uitgevoerd. Soms door de medewerkers zelf omdat er al een vaatwasser in de pantry aanwezig was, of door de schoonmaak, soms door de cateraar en op sommige plekken ook door de inzet van gedetineerden of participanten. Met de inzet van deze twee laatste groepen is ook de logistiek duurzaam. Wel hebben wij ervoor gekozen de afwas plaats te laten vinden in de spoelkeukens dus in de industriële vaatwasser.
De leverancier van Klein Keukengerei heeft speciale transportkarren laten ontwikkelen voor op de etages en gangen bij de pantries met halve vaatwaskorven zodat ook aandacht is voor de arbo omstandigheden voor de afwassers. Doordat wij hebben gekozen voor keramiek en glas hoeven wij geen andere oplossingen te bieden voor de bezoekers of cursisten. Wij hebben alleen voor de chauffeurs van de Dienst Vervoer en Ondersteuning 'to go' bekers aangeschaft voor in hun auto’s aangezien dat hun werkplek is. Met deze gekozen oplossing zijn wij ook voor de langere termijn duurzaam, dit doordat we minder water verbruiken en geen handdoekjes en zeep nodig hebben. Vooraf hebben wij aantal uitgangspunten vastgesteld in samenwerking met onze stakeholders. Dit heeft ons gedurende het project geholpen om koers te houden.
3. Tanja gaf aan in de FMN poll dat jullie al over zijn gestapt op een alternatief, wat is de belangrijkste reden geweest om (al eerder) over te stappen op herbruikbare bekers? En wanneer zijn jullie overgestapt?
Wij zijn gefaseerd overgegaan, mede afhankelijk van de levertijden van de bestellingen en de gekozen logistieke oplossing vanaf september 2023 tot en met december 2023. We gebruiken hoofdzakelijk glas en keramiek en er zijn herbruikbare DJI bekers ontwikkeld voor onderweg.
4. Hoe zijn jullie ervaringen tot nu toe met de gekozen oplossing?
Een mooie bijvangst is dat onze gebruikers het veel prettiger ervaren om niet meer uit een papieren beker te drinken wat onze hospitality gedachte goed doet. Eigenlijk is de overgang voor de gebruikers geruisloos gegaan en is het een logische oplossing waarover weinig communicatie nodig was. Met name voor de facilitaire teams op locatie was het een grote opdracht om de best passende oplossing te bedenken op hun locaties, dit in samenspraak met de opdrachtgever en gebruikers. En voor ons als projectteam was het een lastige opgave om de juiste middelen te vinden en ter beschikking te stellen zoals de juiste bekers en glazen, afspraken met de schoonmaakorganisatie, de cateraars en natuurlijk de leverancier van de warme dranken. Maar vooral om te kijken wat logistiek de beste oplossingen waren in samenspraak met de leverancier. Onze medewerkers laten uiteraard ook wel eens een kopje staan op het aanrecht, en de waterhoeveelheid moet nog worden aangepast op de iets grotere theeglazen dan de papieren beker, maar dit zijn kleine details in een grote overstap.
5. Hoe zijn de reacties van de medewerkers op deze overstap geweest?
Van de gebruikers alleen maar positief en van de facilitaire teams af en toe opbouwend kritisch maar overwegend enthousiast door de levering van maatwerk op de locaties door de projectleider.
Wij hebben veel met onze facilitair managers op de locaties gecommuniceerd en hen steeds meegenomen in het project. We hebben bij de start een klaagmuur (de beren op de weg) sessie gedaan, met de daarbij behorende oplossingen die zij zelf daarvoor zagen. Maar ook gezorgd dat er op intranet een goede uitleg stond met het waarom en hoe en een FAQ. We kregen eigenlijk alleen maar hele positieve reacties via het interactieve intranet.
6. Hebben jullie nog een specifieke slogan of # gebruikt die leuk is om te vermelden?
Nee wij hebben gebruik gemaakt van de rijksbreed ontwikkelde poster.
7. Hebben jullie nog tips of aanbevelingen voor organisaties die nog moeten overstappen?
Ga voor maatwerk per locatie, erken de verschillende wensen en mogelijkheden aldaar, door tijdig en tijdens het proces met de klant in gesprek te gaan en samen de mogelijkheden per pand te bekijken. Laat de uitgangspunten vaststellen en laat deze als een rode draad door de invoering lopen. Zorg ervoor dat de gekozen oplossing logisch is en benadruk het positieve, in ons geval dat de koffie en thee echt lekkerder smaken! Gebruik het rekenmodel om uit te rekenen wat de milieubesparing is. En voor het management, reken het in geld door naast de milieu-impact.
IMPACT met hoofdletters. Daar zijn we trots op.
8. Hebben jullie inzichtelijk hoeveel (plastic) bekers jullie besparen door het overstappen op herbruikbare servies?
Jazeker, 8 miljoen wegwerp bekers per jaar.
DJI stelt het stappenplan en de rekentool ter beschikking als naslag en inspiratie voor bedrijven die nog niet zijn overgestapt.
