Innovatie en implementatie: verschillen tussen een IT-bedrijf en rijksoverheidorganisatie

Wij zijn Dyonn Wiltenburg en Maarten Stoetzer: tweedejaarsstudenten aan De Haagse Hogeschool. Wij volgen de studie Facility Management en hebben tijdens ons tweede studiejaar stagegelopen bij FMN. Voor onze stage hebben wij onderzocht welke verschillen er zijn tussen een IT-bedrijf en een rijksoverheidorganisatie.

De hoofdvraag van onze stageopdracht luidde als volgt: ‘Hoe verloopt de implementatie van nieuwe technologieën voor FM voor TOPdesk en FMHaaglanden?’ De verschillen tussen de organisaties zijn opgedeeld in een innovatie- en een implementatiegedeelte.

Innovatie: team vs. eigen verantwoordelijkheid

Bij het innovatiegedeelte is naar voren gekomen dat er een groot verschil is tussen FM Haaglanden (FMH) en TOPdesk. Binnen FMH is een kleine twee jaar geleden een apart innovatieteam opgericht. In dit team wordt een innovatie-idee gecontroleerd en getest in meerdere fases. Tijdens deze fases wordt onderzocht of het innovatie-idee toegevoegde waarde kan leveren voor de organisatie en/of klant.

Bij TOPdesk hebben de medewerkers zelf de vrijheid en verantwoordelijkheid om initiatief te nemen met innovatie-ideeën. Ideeën voor interne verbetering ontstaan spontaan en het verloop van deze innovaties is erg natuurlijk. Innovatie-ideeën die te maken hebben met klanten verlopen gestructureerd en professioneel.

Kortom: bij FMH is het erg gestructureerd met een eigen innovatieteam. Bij TOPdesk is het meer belegd in de cultuur van de organisatie.

Implementatie: fouten voorkomen vs. van fouten leren

De implementatie bij TOPdesk verloopt natuurlijk. Een innovatie wordt al snel goedgekeurd waardoor de medewerkers snel van start kunnen gaan. Door de vrijheid die de medewerkers krijgen, verloopt de implementatie van een innovatie sneller dan bij FMH. Ze hebben sneller inzicht in de kans van slagen. 

Bij FMH is het verloop van de implementatie langzamer, omdat er goed gekeken moet worden naar de veiligheid en gevoeligheid van de informatie. FMH is erg risicomijdend waardoor er een heel proces voorafgaat aan de implementatie. In dit proces worden innovatie-ideeën door een innovatietrechter gehaald. Als een innovatie-idee de fases van de trechter doorstaat, kan de innovatie worden gelanceerd binnen de organisatie. 

Het verschil zit dus in het volgende: bij TOPdesk zit de implementatie in de organisatiecultuur en mogen er fouten worden gemaakt, zolang er maar van de fouten wordt geleerd. Met de fases bij FMH wordt ervoor gezorgd dat er zo min mogelijk fouten worden gemaakt. 

Vanwege het COVID-19-virus hebben wij de onderzoeken vanuit huis moeten uitvoeren. Wij willen FMN, TOPdesk en FMHaaglanden bedanken voor deze stage!

Dyonn Wiltenburg & Maarten Stoetzer

Ieder jaar begeleidt FMN studenten van de opleiding Facility Management. De studenten lopen stage of werken aan hun afstudeeropdracht bij FMN. Dyonn Wiltenburg en Maarten Stoetzer schreven in het kader van hun stageperiode dit artikel.