Van ad hoc naar in control: zo transformeer je jouw facilitaire afdeling

FMN kreeg deze column toegestuur door bedrijfslid TOPdesk. Heb jij een leuke column? Laat het ons weten!
Auteur: Thomas Burghart, Business Unit Director Rijksoverheid bij TOPdesk.

De facilitaire afdeling is bij uitstek de stille kracht in veel organisaties. Als facilitair manager draag jij de verantwoordelijkheid voor het aansturen van je eigen in-house facilitaire afdeling, maar ook voor het managen van de relaties met externe leveranciers. En doordat de facilitaire afdeling alle medewerkers op kantoor ondersteunt in de uitvoering van hun werkzaamheden, draag je op die manier bij aan het halen van de organisatiedoelstellingen. De facilitaire afdeling heeft hierdoor een grote mix aan werkzaamheden en verantwoordelijkheden. Hoe zorg je voor overzicht op de afdeling met zoveel verschillende werkzaamheden? Dat vertel ik je in deze blog!

Creëer inzicht en overzicht

Als facilitair manager ben je het contactpunt in een netwerk van bedrijven en contacten. Veel organisaties maken namelijk gebruik van verschillende diensten bij meerdere bedrijven op het gebied van facility. Zo zorgt het ene bedrijf voor de schoonmaak en een ander bedrijf weer voor de groenstrook om het pand. Je bent de schakel tussen jouw organisatie en al deze externe partijen. En hierbij komt ook nog de verantwoordelijkheid voor allerlei verschillende taken zoals het toezien op contracten, de kwaliteit van diensten en het beheer van kosten en budgetten. Deze verschillende taken vragen om inzicht en overzicht en dat hebben facilitaire managers standaard genomen (nog) te weinig. Terwijl het overzichtelijk maken van alle diensten cruciaal is om goed te managen. Start daarom met het in kaart brengen van alle producten en diensten van de facilitaire afdeling, alle lopende relaties, contracten en alle werkzaamheden. Zo schep je duidelijk voor de hele organisatie.

Breng alles samen in één systeem

Om zicht te houden op verschillende taken, kun je met systemen werken. Een meerderheid (57%) van de organisaties vindt een systeem bijvoorbeeld makkelijk om klachten in te dienen over zaken als de schoonmaak, blijkt uit onderzoek. De kans is echter groot dat je voor iedere taak een apart systeem hebt. Werken met verschillende losse systemen kan onhandig zijn. Hierdoor kan het soms langer duren om de juiste informatie te vinden of om de werkzaamheden overzichtelijk te houden en te verdelen over het team. Het samenbrengen van alle systemen tot één digitaal systeem helpt bij het bewaken van het overzicht; zo maak je direct een flinke efficiëntieslag. Je hebt namelijk een plek waarin alle taken en diensten van de facilitaire afdeling worden geregistreerd en bijgehouden. Hierdoor kun je in één oogopslag alle lopende werkzaamheden zien en de verantwoordelijke persoon. Ook kan je het leveranciersnetwerk beheren in hetzelfde systeem. Dit is handig omdat het vaak om meerdere leveranciers, contracten en verschillende afspraken gaat. Als je alles samenvoegt tot één digitaal systeem, weten jouw medewerkers waar ze de contactgegevens en diverse afspraken met leveranciers kunnen terugvinden. Daarnaast kun je voortaan een herinnering of alert instellen wanneer contracten aflopen. Hetzelfde geldt voor budgetten. Zo geef je jouw medewerkers de mogelijkheid om zelfstandiger en efficiënter te werken. 

Verbeter de interne dienstverlening

Nu je een duidelijk overzicht hebt gecreëerd en de eerste stappen hebt gezet met het werken in één digitaal systeem, kan je verder met het verbeteren van de interne dienstverlening. Zo wordt de facilitaire afdeling regelmatig overspoelt met klachten of meldingen vanuit medewerkers. Deze wil je natuurlijk zo snel en goed mogelijk afhandelen. Je streeft immers een bepaalde kwaliteit van dienstverlening na. Maar om die kwaliteit niet uit het oog te verliezen, is het van belang om duidelijke KPI’s en helder geformuleerde doelstellingen op te stellen met betrekking tot wat jij belangrijk vindt voor de facilitaire dienstverlening. Zo bepaal je de lat voor de servicestandaard. Wanneer je dit onderbrengt in hetzelfde digitale systeem, kunnen deze KPI’s en doelstellingen in dashboards aan je worden gepresenteerd. Zo kun jij op elk moment nagaan welke prestaties je met de afdeling levert én wat je kunt verbeteren. Ook is de snelle afhandeling van klachten en meldingen belangrijk. Als je het mogelijk maakt voor medewerkers om deze meldingen zelf in te dienen via het systeem, bespaar je tijd die je normaal bijvoorbeeld kwijt bent aan bellen of mails beantwoorden. Zo creëer je een effectievere dienstverlening en bespaar je tijd, iets wat positief bijdraagt aan de tevredenheid van de medewerkers. Zo houden je medewerkers tijd over voor zaken die zij als belangrijk bestempelen.

Meer tijd over

De facilitaire afdeling is verantwoordelijk voor veel verschillende taken. Het overzicht bewaken is dan ook cruciaal. Door te werken met één digitaal systeem ben je in staat alle lopende activiteiten van facilitaire afdeling automatisch te registreren en bij te houden. Zo creëer je een duidelijk overzicht voor je medewerkers en de gehele organisatie. Het gevolg? Jouw facilitaire afdeling kan productiever werken en houdt meer tijd over voor wat er écht toe doet: het leveren van perfecte service.