5 tips voor de employee experience-methode

Weet jij wat de waarden, drijfveren en behoeften van jouw medewerkers zijn? En hoe ziet de ideale werkomgeving eruit voor hen? De employee experience-methode is een goede manier om antwoorden te vinden op deze vragen. Bas Drijfhout, adviseur huisvesting, vastgoed en facility management bij TwynstraGudde, vertelt er alles over tegen Facto.

Nu is het juiste moment om na te denken over de inrichting van het kantoor om deze zo goed mogelijk aan te laten sluiten op de behoeften van je medewerkers. De vraag die hierbij centraal staat, is de vraag wat je medewerkers écht nodig hebben op kantoor. De employee experience-methode biedt hulp bij de zoektocht naar het antwoord en helpt je om een optimaal ondersteunde werkomgeving in te richten. De aanpak richt zich namelijk op de waarden, drijfveren en behoeften van medewerkers. Verder helpt het organisaties medewerkers te blijven binden en boeien.

Kort gezegd: de employee experience-methode schetst een beeld van wat de medewerker denkt, voelt en doet bij een bepaalde ervaring. Hierdoor begrijp je beter waarom iemand bepaalde keuzes maakt. Daarop kan je vervolgens inspelen. 

In 5 stappen naar waardevolle aanpassingen voor medewerker én organisatie

Met dit stappenplan kom je tot een concretere inrichting van de werkomgeving.

1. Stel het doel van de employee experience-aanpak vast
   Met een helder doel voor ogen weet je waar je naartoe werkt. Stel de vraag waar de aanpak aan moet bijdragen. Wil je de productiviteit verbeteren? Beter gebruikmaken van de kantoorruimte? Het is het beste als het doel aansluit bij de beleidsdoelstellingen van de organisatie. 
2. Breng de drijfveren, waarden en behoeften van medewerkers in kaart
   In deze stap onderzoek je de beleving van de medewerkers door hun drijfveren, waarden en behoeften in kaart te brengen. Zo kom je onder andere te weten wat je werknemers motiveert en welke idealen en functionele benodigdheden zij hebben. Het advies is om niet alleen door middel van een enquête informatie te verzamelen; in interviews kan je verdiepende vragen stellen en de emotie en beleving beter onderzoeken. 
3. Maak een overzicht van de verschillende soorten medewerkers
   Tijdens het onderzoek vind je gemeenschappelijke delers tussen de geïnterviewden. Deze gemeenschappelijke delers vormen doelgroepen die je vervolgens kunt vertalen naar persona’s. Elke persona is de personificatie van een doelgroep. Een goede persona is herkenbaar voor de medewerkers in de organisatie; zij kunnen zich eraan spiegelen. Met een persona beschrijf je de doelgroep zo realistisch mogelijk in voorkeuren, behoeften en karakter. Je kunt hierbij denken aan criteria als type werkzaamheden en aantal jaren werkervaring. 
4. Ontwerp employee journeys
   Met een employee journey heb je inzicht in de ervaringen van een persona wanneer hij/zij gebruikmaakt van de werkomgeving. Wat denkt, voelt en doet de persona? Processen worden duidelijk en ook zie je waar de verbeterpunten liggen. Voor elke persona maak je een unieke employee journey die past bij de waarden, behoeften en drijfveren van de medewerker.
5. Pas de strategie toe
   Nu is het tijd om de informatie die je hebt verkregen, toe te passen. Met behulp van de persona’s en employee journeys kan je tot concrete oplossingen komen. Is er behoefte aan een plek voor informele praatjes en een goede kop koffie? Een grote ontvangstruimte met een grand café biedt uitkomst. Willen de werknemers een plek waar leren en ontwikkelen centraal staat? Denk aan een ‘learning lab’ dat ruimte biedt aan deze behoeften.

Vermijd aannames en teveel persona's

De employee experience-methode biedt je de kans om de drijfveren, waarden en behoeften van medewerkers te vertalen naar aanpassingen die zowel voor de medewerker als organisatie positief zijn. Hier nog wat tips om de methode succesvol uit te voeren:

• Denk samen met de medewerkers na. Aannames zijn funest in het proces. Laat vooral de medewerker meedenken.
• Vraag niet door wat iemand denkt en voelt, maar leer de signalen te herkennen wanneer iemand zijn wensen en eisen uit. 
• Stel 3-5 persona’s op. Als je meer persona’s maakt en deze te veel op elkaar gaan lijken, bestaat het risico dat je medewerkers zich niet meer in de persona’s kunnen herkennen. Ook is het lastig om al deze voorkeuren succesvol te implementeren.

Meer weten over drijfveren, waarden en behoeften?

Lees meer over dit onderwerp in het onderzoek 'Facility & Workplace Experience 2020'. Het onderzoek laat onder andere zien dat het inzicht in de drijfveren, waarden en behoeften van werknemers nog vrij beperkt is. Breng jij daar verandering in met behulp van de employee experience-methode?